Você é empreendedor ou gerente financeiro? Então saiba como fazer a Gestão Financeira do seu negócio ou organização em 5 passos simples.

Nos dias atuais, em um mundo mais globalizado, tornou-se cada vez mais necessário fazer a gestão financeira de maneira eficiente em um negócio.

Afinal, para ter competitividade no mercado, uma empresa precisa ter qualidade do produto e um bom preço.

No entanto, para ter um preço competitivo é preciso que os custos estejam muito bem ajustados. Assim como o próprio fluxo de caixa da organização. Por isso, saber como fazer essa gestão é essencial, mesmo que seu negócio não seja de grande porte. Aliás, as micro e pequenas empresas precisam mais do que nunca organizar as finanças para sobreviverem em um mercado altamente competitivo, gerando indicadores indispensáveis para controle do dia a dia.

Pensando nisso, separamos neste artigo 5 passos simples para você realizar a gestão financeira da sua empresa, continue a leitura:

1 – Comece organizando o seu caixa

Para conseguir fazer uma boa gestão financeira é preciso que você comece organizando o caixa do seu negócio. Para que isso seja possível não há outro caminho, a não ser fazer um bom fluxo de caixa. E você sabe como fazer isso de maneira simples e efetiva?

Em primeiro lugar, você precisa criar uma planilha, que pode ser feita tanto em Excel quanto em Google Docs. Ou qualquer outro aplicativo que tenha familiaridade. A tecnologia usada não importa. O que importa é o método que você irá usar e sua mobilidade no programa. Por isso é importante ter bastante atenção.

Nessa planilha você precisa começar informando o seu caixa anterior. Ou seja, o valor que tem em caixa antes de começar as entradas e saídas do dia. Depois é preciso criar três colunas, uma para entrada, outra para saída e outra para encontrar o saldo do dia. O saldo do dia nada mais é que:

  • Entrada – Saída + (Saldo Anterior)

Só para exemplificar, vamos considerar que sua companhia iniciou o dia com R$ 2 mil no caixa e que durante o dia houve uma entrada de R$ 1 mil e uma saída de R$ 500. Portanto, o saldo do dia será:

  • Saldo do dia = Entrada – Saída + Saldo Anterior
  • Saldo do dia = R$ 1.000 – R$ 500 + R$ 2.000 = R$ 2.500

Note que neste exemplo, o valor do saldo saltou de R$ 2 mil para R$ 2.500. Portanto, esse valor de R$ 2.500 será o caixa inicial do dia seguinte. Dessa forma, tendo um fluxo de caixa é possível saber para onde está indo o dinheiro, assim como se está entrando dinheiro suficiente na empresa.

2 – Crie uma planilha detalhada de todas as saídas

No tópico anterior falamos sobre a importância de fazer um fluxo de caixa para organizar as finanças, no entanto é preciso ir ainda mais além. É preciso ter uma planilha detalhada de todas as saídas. Ou seja, é preciso marcar tudo, até mesmo uma bala ou um chiclete.

Nenhum dinheiro pode sair do caixa sem que seja marcado. Isso garante um controle muito mais efetivo, conforme pudemos observar. Para gerar uma melhor organização, é necessário, porém, desenvolver uma planilha de saídas diária. Em outras palavras, é preciso ter um local onde se possa marcar tudo.

Ao final do dia, você pode somar todas as saídas e então fazer o lançamento do valor total no fluxo de caixa. Reparou como fica mais organizado? Apesar de no fluxo de caixa não estar detalhado cada saída, é possível encontrar esse detalhamento em uma outra planilha conforme o 2º passo.

Assim como é preciso ter uma planilha marcando todas as saídas, também é necessário ter uma planilha marcando todas as entradas. Note que com esse controle, você saberá se o caixa está aumentando e diminuindo, além de gerar relatórios com indicadores de processos, compras e despesas que mais afetam seu fluxo de caixa em determinado período e poderá criar medidas efetivas para mudar isso, de acordo com os objetivos de curto, médio e longo prazo da organização.

“Além de uma Gestão Financeira eficaz, para obtermos a melhor condição possível no Pilar da Arte da Gestão®, os Recursos, precisamos de uma abordagem criativa, tanto para angariar novos fundos quanto para gerenciar Recursos não exclusivamente monetários, melhorando processos internos ou introduzindo inovação na produção e comercialização de seus produtos.”

Nilson Nóbrega, Fundador e Presidente da Master Experiens®

Entendendo o fluxo de caixa futuro

Até o momento, falamos como você precisa gerenciar o seu fluxo de caixa para garantir uma melhor gestão financeira do negócio. No entanto, dependendo da empresa, é preciso ter também uma boa organização no fluxo de caixa futuro. Afinal, o fluxo de caixa presente pode ser o reflexo de um fluxo de caixa passado, através de tomadas de decisão em processos produtivos, administrativos e comerciais.

Vamos imaginar que você compre algumas matérias primas à prazo. E receba dos seus clientes em aproximadamente 30 dias. Você precisa organizar isso. Ou seja, se os seus recebimentos futuros forem inferiores às suas despesas futuras, certamente vai faltar dinheiro em caixa para o próximo período.

Portanto, ao organizar o caixa futuro, você colaborará para uma melhoria do seu caixa presente, e consequentemente terá uma saúde financeira melhor.

Então, da mesma forma que você precisa marcar as entradas e saídas de caixa presente, também vai precisar criar uma outra planilha com as entradas e saídas futuras.

Afinal, nem sempre elas serão iguais

E isso acontece por dois motivos:

  • O primeiro é que algum cliente pode deixar de pagar um título. E aquela projeção de caixa não se realizará.
  • Em segundo lugar, você pode ficar sem dinheiro para pagar uma despesa futura. E dessa forma, também acaba tendo o caixa futuro inexequível.

No entanto, quanto mais organizado for a projeção do seu caixa, melhor vai se tornando o seu negócio, e consequentemente mais dinheiro vai sobrar. Porém, esse controle depende da maneira como sua empresa administra as contas a pagar e as contas a receber que vamos falar a seguir.

3 – Administre bem as contas a pagar e contas a receber

Administrar bem as contas a pagar e receber não é simplesmente marcá-las em uma planilha. É preciso criar um bom controle sobre elas.

Dessa maneira, é preciso ter um bom sistema de cobrança para evitar inadimplência. Se esse trabalho não for bem feito, é provável que irá faltar dinheiro.

Só para ilustrar, imagine que você tenha R$ 100 mil de contas a receber e R$ 60 mil de contas a pagar para o próximo mês. Olhando sucintamente, parece ser um bom fluxo de caixa futuro. No entanto, se desses R$ 100 mil, cerca de R$ 60 mil for títulos de apenas um cliente, as suas finanças correm risco. Imagine que porventura esse cliente simplesmente não pague os títulos. Nesse exemplo, ao invés de receber R$ 100 mil, você recebeu apenas R$ 40 mil.

Como você tem R$ 60 mil de contas a pagar, no final das contas faltou R$ 20 mil. Reparou que um bom fluxo de caixa futuro nem sempre é um bom fluxo de caixa presente?

Para evitar que isso aconteça é preciso criar uma boa gestão de clientes. Isso consiste em ter uma carteira de consumidores bem diversificada, com métodos de pagamento e entrega que mais beneficiem o fluxo de caixa presente e futuro do seu negócio.

Ou seja, se nesse exemplo, ao invés de ter um único cliente comprando R$ 60 mil, você tivesse 10 clientes comprando R$ 10 mil, o risco seria menor, pois estaria distribuído em uma maior base de clientes. Mesmo que um ou dois clientes viessem a se atrapalhar, ainda assim não iria faltar dinheiro para pagar as contas, e seu caixa ficaria superavitário.

Portanto, uma das funções do departamento financeiro é procurar identificar possíveis riscos ao fluxo de caixa do negócio, gerando Inteligência de Gestão, aumentando o Quociente de Gestão® da organização como um todo.

Evite gastos desnecessários

Assim como a gestão financeira precisa administrar as contas a receber, é preciso também administrar as contas a pagar.

Por isso, é necessário sempre avaliar o gasto que a empresa teve e avaliar se esse determinado gasto poderia ser evitado. Desse modo, é necessário criar uma gestão de caixa futuro em que as saídas sejam menores que as entradas. Isso vai garantir mais equilíbrio para o negócio. Sem esse equilíbrio, simplesmente a organização poderá não sobreviver no mercado.

Embora possa parecer simples, em muitos casos os empresários não conseguem fazer as receitas superarem as despesas. E por que isso acontece? As causas podem variar. Desse modo, a companhia poderá estar dando prejuízo ou então aumentando estoques, sem ter como dar vazão aos mesmos. Então, é preciso criar alguns outros controles para entender melhor para onde está indo o capital da organização.

4 – Criando um controle de estoques

Para evitar que o patrimônio líquido da empresa simplesmente desapareça é preciso criar um bom controle de estoque. Afinal, uma empresa pode ser lucrativa e não ver a cor do dinheiro. Isso acontece quando o estoque da companhia está crescendo acima da sua possibilidade.

Portanto, para ter uma boa gestão financeira é preciso também ter uma boa gestão de estoques. Não há como fazer um sem o outro.

Nesse caso, é preciso avaliar o crescimento do estoque. Ou seja, ver quanto tinha de estoques em um mês e o quanto tem de estoques no mês seguinte, identificando os processos de produção que mais geram estoque de produtos acabados ou requerem estoque de matéria prima.

Com um setor de produção alinhado com o setor financeiro, os indicadores de qualidade e de finanças podem ser respeitados. Uma empresa sem comunicação perene entre os principais setores, não consegue conversar internamente e desenvolver seu Quociente de Gestão®.

Novamente, se recorre a uma ferramenta digital para o controle de estoque, preferencialmente um sistema integrado entre a ponta de logística e organização de estoque e o setor comercial, dando baixa automaticamente no estoque em caso de venda.

Mas afinal, como o setor financeiro pode ajudar na gestão efetiva de estoque? Entendendo os indicadores dos produtos que mais vendem, dos produtos que mais precisam de estoque para vendas em atacado ou dos produtos que simplesmente foram esquecidos por conta de novas demandas por novas soluções no mercado.

A partir do levantamento desses dados, a integração entre o setor financeiro, comercial e executivo poderão desenvolver novas metodologias de produção, inovação ou melhoria de antigos produtos e processos.

Controlando também os roubos e perdas

Além do estoque, para que não falte dinheiro em caixa, a empresa precisa estar atenta aos furtos e perdas que possam vir a ocorrer.

Só para exemplificar, pense em uma grande loja de varejo. Por mais que tenha câmeras, segurança e tudo, podem ocorrer roubos. E tão é verdade que ao entrar em qualquer loja desse porte, vemos diversos agentes de “Prevenção de Perdas” Um cliente pode conseguir camuflar um produto e sair da loja com ele sem fazer o pagamento. Nesse caso, houve uma saída do estoque sem a entrada de caixa.

Isso acontece. Porém, não pode acontecer com tanta frequência, e por isso é preciso controlar esse percentual. Por exemplo, vamos imaginar que no estoque da sua loja tenha 50 pares de calçados e que você venda 25 pares de calçados todos os meses. Porém, no final de cada mês, sempre faltam de 2 a 3 pares de calçados. Isso representa algo em torno de 10%, considerando a quantidade vendida.

Portanto, se todo mês o roubo se mantiver nisso, fica fácil jogar essa perda para o custo. Mas, se de repente em um mês faltou 10 pares de calçado, o problema se agrava. Dessa forma, é preciso saber exatamente qual é a quantidade tolerável de roubo e perda para também não faltar dinheiro no caixa no final do mês.

Não tome como ponto principal apenas o controle de roubos e perdas, desperdícios em processos produtivos e desrespeito às regras básicas de sustentabilidade em uma empresa podem impactar negativamente o seu caixa.

Além disso, um outro ponto fundamental que é base para a gestão financeira é saber exatamente o custo dos produtos.

5 – Custos e precificação dos produtos

Por fim, o último passo para você criar uma gestão financeira realmente eficiente é saber encontrar o custo do seu produto. E então fazer a precificação. Esse é um dos pontos mais difíceis. E um dos mais importantes para manter uma boa saúde financeira no seu negócio.

Vou fazer uma pequena pergunta: você sabe qual é exatamente o custo do seu produto? Sabe exatamente quanto você lucra em cada unidade? Responder essas questões é crucial. E para que você entenda isso de uma maneira fácil, vamos retornar ao exemplo de uma loja de calçados.

Considere que você venda um determinado produto por R$ 50 e que pague para o fornecedor o valor de R$ 30 neste produto. Em um primeiro momento, você pode achar que está lucrando R$ 20 por unidade. Entretanto, esse é um grande engano.

Só para ilustrar, neste exemplo, onde está o custo com aluguel? Onde está o custo com folha de pagamento? Custo com energia, limpeza, marketing? Repare que ao subtrair o valor pago ao fornecedor, alguns outros custos ficaram de fora. E por isso você não sabe exatamente quanto ou se lucrou na venda daquele produto.

Encontrando o custo dos produtos

Para encontrar o custo de um produto é preciso em primeiro lugar entender que existem três tipos de custos:

  • Custo Fixo;
  • Custo Variável;
  • Custo da Matéria Prima.

Por custo fixo podemos entender tudo aquilo que não oscila, independentemente de quanto a empresa vende no final do mês. Como exemplo de custo fixo podemos citar o valor do aluguel, salários, força, INSS, água etc.

Já por custo variável podemos citar aqueles custos que oscilam com as vendas como comissões, alguns impostos e fretes. Por último, o custo da matéria prima é o valor pago para o fornecedor. Ou seja, o valor pelo qual a matéria prima foi comprada. Entendendo essa dinâmica dos custos fica bem mais fácil saber qual é o lucro que um determinado produto possui.

Encontrando o lucro de um produto

Para encontrar o lucro então, é preciso transformar alguns custos em porcentagem. E para isso é preciso saber o valor do custo e das vendas.

Só para ilustrar, considere que neste exemplo nosso, a empresa fature R$ 100 mil por mês. Agora imagine que os custos fixos sejam de R$ 20 mil.

Para transformar o custo fixo em porcentagem, é preciso dividi-lo pelo faturamento e depois multiplicar por 100 de acordo com a seguinte fórmula:

  • % de Custo Fixo = (Custo Fixo / Faturamento) * 100
  • % de Custo Fixo = (R$ 20 mil / R$ 100 mil) * 100 = 20%

Neste exemplo que demos o custo fixo foi de 20% do faturamento total, a ser distribuído de acordo com o faturamento gerado por cada produto. Se o produto é vendido a R$ 50,00, o custo fixo representativo desse produto é de R$ 10,00, ou 20% de R$ 50,00.

Assim como o custo fixo, podemos calcular os custos variáveis através de porcentagens padrão em cada produto, mas ainda contam como variáveis por que dependem de quanto você irá vender. Para exemplificar, considere que a empresa paga 10% de comissão para vendedor, 5% de imposto e 3% de frete. Portanto, o custo variável é de 18% no faturamento unitário gerado pelo produto.

Agora está ficando fácil. Basta encontrar o percentual do custo da mercadoria vendida para saber o seu lucro. No exemplo, dissemos que você paga R$ 25 e vende a R$ 50.

Para saber quantos por cento R$ 25 representa de R$ 50, basta fazer a seguinte conta:

  • % de Custo da Mercadoria Vendida = (Valor de compra / Valor de Venda) * 100
  • % de Custo da Mercadoria Vendida = (R$ 25 / R$ 50) * 100 = 50%.

Vamos lá então, já sabemos que o custo fixo é de 20%, o custo variável é de 18% e o custo da mercadoria vendida é de 50%. Agora, vamos somar tudo isso:

  • Custo Fixo = 20% (+)
  • Custo Variável = 18% (+)
  • Custo Mercadoria = 50% (=)
  • Custo Total = 88%

Note que o custo total do produto neste exemplo foi de 98%. Ou seja, apenas 12% é lucro. Então, vamos achar agora o lucro em R$ do calçado.

Se o valor de venda é R$ 50 e o lucro é de 12% basta então aplicar a seguinte fórmula:

  • Lucro = (R$ 50 * 12) / 100
  • Lucro = R$ 6,00

Neste exemplo, o lucro real do produto é de apenas R$ 6,00. Bem inferior aos R$ 20 que você julgava ser lucro. Viu por que é importante conhecer o seu custo?

Uma vez sabendo o valor real do seu lucro, fica mais fácil saber se você está tendo lucro ou prejuízo com o negócio.

Gerindo corretamente as finanças

Em resumo, vimos durante este artigo que a gestão financeira é bem abrangente. E consiste em organizar o fluxo de caixa presente e o fluxo de caixa futuro.

Também vimos que é preciso evitar a concentração das contas a receber na mão de poucos clientes e que o crescimento do estoque muito rápido pode prejudicar o caixa.

Por último, observamos que saber exatamente os custos da empresa é necessário para entender para onde está indo o dinheiro.

Com todos esses passos bem geridos é possível criar uma gestão financeira eficiente, evitando a falta de dinheiro dentro do negócio.

E agora que você já sabe como fazer a gestão financeira, é hora de fazer um esforço e colocar a mão na massa.

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