Como está a condução da gestão de projetos da sua empresa? Você já parou para pensar, se ela está defasada ou não?

Se você anda atualizando planilhas repetidamente, enviando centenas de e-mails e usando vários post-its para organizar suas tarefas é melhor repensar a sua gestão.

Afinal, você não está conseguindo ter a eficiência esperada e sua rotina está sendo cansativa e improdutiva. Em resumo, você está perdendo dinheiro.

Atualmente, com a chegada da tecnologia existem diversos softwares que ajudam a melhorar a gestão de projetos do seu negócio de forma eficiente e inovadora.

Dependendo do caso, você consegue ter uma visão geral do projeto em apenas um clique. O que não falta no mercado são opções.

Mas afinal, o que é a gestão de projetos?

Antes de falar mais especificamente sobre os principais softwares para a gestão de projetos, vamos entender melhor o que é o conceito de gestão de projetos.

De acordo com a bíblia do gerenciamento de projetos, o Project Management Body of Knowledge: “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo”.

Sendo assim, é possível ver que um projeto, por ser temporário, é diferente de uma operação que é contínua. Ou seja, o projeto tem um começo, meio e fim.

Portanto, um projeto precisa ser planejado, executado e controlado, e é aí que entra a gestão de projeto. 

Em resumo, a gestão de projetos consiste em gerenciar cada etapa, observando a evolução progressiva e ajustando a equipe para entregar o resultado de forma satisfatória.

Além disso, os recursos para um projeto são sempre limitados, podendo ser grande ou pequeno, mas em nenhum momento eles são infinitos.

Logo, cabe ao gestor de projetos organizar tudo isso de modo a cumprir o orçamento estabelecido, entregando o serviço em um prazo também estabelecido.

É justamente para ter essa eficiência que é preciso contar com softwares de ponta, que facilitam o trabalho, evitando assim repetição, retrabalho e desperdício.

O que é um software de gestão de projetos?

Agora que você já sabe o que é a gestão de projetos, vamos falar um pouco sobre o que é o software de gestão de projetos.

Software como você sabe é um programa de computador usado para uma determinada finalidade. Existem inúmeros softwares.

Exemplificando, o Word, Excel, Power point são softwares que foram desenvolvidos pela empresa Microsoft. Cada um deles tem um objetivo específico.

Assim como esses softwares, existem também alguns que são específicos para ajudar na gestão de projetos do seu negócio.

Essa ferramenta ajuda a gerenciar o tempo, as etapas e o orçamento de um projeto. Em outras palavras, o programa facilita a gestão de todas as tarefas, atividades e documentação trocada em um projeto.

Dessa forma, um bom software precisa facilitar a vida do gestor e de todos os colaboradores que estão envolvidos naquele projeto.

Quais são as características de um bom software de gestão de projetos?

Embora cada projeto tenha suas próprias peculiaridades, eles carregam algumas características em comum.

Por exemplo, todos têm um início, meio e fim. Além disso, possuem etapas, orçamento próprio, uma equipe que irá realizar a execução, prazo de entrega etc.

Durante um projeto existem atividades que precisam ser executadas e compartilhadas com toda a equipe. Portanto dá para ver que um bom software precisa ter algumas funcionalidades em comum.

A primeira é a lista de tarefas. Sendo assim o software precisa ser capaz de atribuir e atualizar o status das tarefas deixando todas as atividades sincronizadas.

Além disso, é necessário que o software tenha também recursos como calendários para se criar um fluxograma, encaixando o projeto nos prazos.

Também é preciso que ele compartilhe os arquivos de modo rápido e dinâmico. Tenha a opção de geração de relatórios e uma boa visualização.

O ideal é que o software seja online em nuvens. Afinal, isso sobrecarrega menos o PC e mantém uma maior interação da equipe.

Por que ter um bom software de gestão de projetos?

Nílson Nóbrega, CEO e Presidente da MasterExperiens: ” O Planejamento é o fator chave para o sucesso para a execução dos projetos em uma empresa.”

Conforme você pôde analisar, ter um bom software de gestão de projetos ajuda a melhorar a eficiência do próprio projeto. Ou seja, ele evita o retrabalho, o compartilhamento de diversos arquivos, e até mesmo a perda de arquivos no meio do caminho.

Em linhas gerais, ele colabora para que o orçamento do projeto seja cumprido assim como o prazo seja atendido de maneira bem rigorosa.

Só aí já dá para ver como é importante ter um bom software para a gestão de projetos.

Mas, quais são os melhores softwares em 2020?

Separamos para você os 10 principais softwares para a gestão de projetos em 2020. Dá só uma conferida.

1 – Trello

Não poderíamos começar nossa lista com outro software senão o Trello. Afinal, ele foi construído com base na gestão kanban.

Por isso é um software muito fácil de ser usado, com recursos que envolvem o monitoramento consistente de todas as fases de produção.

O interessante dessa ferramenta é que fica fácil comandar atribuições individuais e o fluxo dele é bem fácil de montar.

A interface é basicamente composta por duas placas diferentes que representam processos e projetos. Cada quadro possui, então, uma lista de tarefas.

Nos quadros é possível colocar a descrição, comentários, anexar arquivos, etiquetas de cores, e prazos com dia e hora estabelecida.

Assim que algumas tarefas são cumpridas em um quadro, ele pode ir avançando no fluxograma, podendo ser acrescentado novos membros.

Esse software é bem interessante. E, além de tudo, ele possui uma versão paga e outra gratuita. Dependendo do projeto, você consegue trabalhar na versão gratuita do Trello sem problemas.

2 – Artia

Um outro software que também é excelente para a gestão de projetos é o Artia. Ele é capaz de tornar a gestão mais dinâmica e colaborativa.

Ademais, ele facilita bem o trabalho do time aumentando a produtividade de toda a equipe. Ele possui diversos recursos como cronograma de projeto, kanban de tarefas, apontamento de horas etc.

Além de tudo, esse software conta ainda com um diferencial a mais, que é a técnica Pomodoro. Não sabe do que se trata? Calma que vou explicar.

Essa técnica é uma metodologia de gestão de tempo. Então ela permite que você divida o trabalho em ciclos de 25 minutos com intervalos de 5 minutos. 

O legal é que essa técnica ajuda a aumentar a produtividade da equipe e está disponível para todos os usuários.

De modo geral, existem 4 opções de planos neste software: uma gratuita e três versões pagas. Cada uma dessas versões pagas é feita para atender diferentes demandas das empresas.

A versão gratuita, apesar de ter todas as funcionalidades, possui um limite de participantes e um espaço de armazenamento limitado.

Porém, para pequenos projetos, essa versão gratuita consegue atender bem, e ajuda bastante o time a se desenvolver e ganhar mais produtividade.

3 – GanttPro

Esse é um software de gestão de projetos bastante interessante. Ainda mais pelo fato que ele é baseado em gráficos de Gantt.

Isso permite fazer um planejamento e um gerenciamento do projeto de forma totalmente online. Sem contar que dá para visualizar os processos, criar e atribuir tarefas aos membros da equipe.

E, além disso, ainda é possível criar prazos e acompanhar o percentual das atividades desenvolvidas de acordo com o cronograma estabelecido.

Como o software é baseado em gráficos de Gantt, você pode compartilhá-los com toda a sua equipe, atribuindo aos colaboradores dedicados o direito de editar e visualizar.

Existem vários recursos principais sendo que alguns deles são compatíveis com o sistema Ágile. Através disso, dá para agendar diversas tarefas com base em prioridades e as distribuir entre a equipe.

Dá para acelerar o progresso das entregas por meio de uma análise dos caminhos críticos.

E, por fim, dá também para rastrear o progresso atual para saber como está o andamento do projeto.

Um ponto positivo desse software é que ele é livre, logo, dá para adaptar muitas funções de acordo com a necessidade da empresa.

Por outro lado, um dos pontos negativos é que o software não fica em nuvem, embora ele seja compatível com os principais sistemas operacionais da atualidade.

4 – Operand

Esse software é feito exclusivamente para atender equipes criativas. Sabe por quê?

Porque ele possui inúmeras funcionalidades que são necessárias para a gestão de projetos.

Ele é muito usado por agências de marketing digital e agências de publicidade, porque costuma otimizar bem a produtividade.

Além disso, o gestor consegue manter o fluxo de processos organizado e visível para todo o time. E, claro, hospedar arquivos de diferentes formatos.

O Operand também permite centralizar a comunicação em uma única plataforma e acompanhar a entrega das atividades em um único feed. E como o gestor passa a ter uma visão 360º do projeto há uma grande melhoria na qualidade das entregas. 

Para quem precisa integrar pessoas aos processos da empresa de forma colaborativa, esse software funciona muito bem. Porque quando o gestor cria a tarefa dá para colocar o responsável por ela e prazo de entrega.

Ademais, é possível medir a produtividade do time e medir a taxa de rentabilidade assim como o retrabalho que está tendo em todo o projeto.

Porém, esse software não é gratuito. Ele tem uma versão trial que fica disponível por 7 dias e você pode fazer um plano mensal, semestral ou até mesmo anual.

5 – JIRA

Um outro aplicativo que não poderia ficar de fora da nossa lista é sem dúvida alguma o JIRA. Ele foi desenvolvido pela empresa australiana Atlassian.

Essa ferramenta é bastante útil aos gestores de projeto, pois ela permite o gerenciamento de várias equipes e fluxos de trabalho com bastante eficiência.

Basicamente ele é composto por dois conceitos-chave: os projetos e tarefas. Dessa forma, os projetos são feitos para agrupar as tarefas.

Em outras palavras, as tarefas são criadas dentro dos projetos e atribuídas aos funcionários. E se preciso for, também dá para criar subtarefas.

Assim que um projeto é concluído, automaticamente é alterado o status da tarefa. Os quadros são baseados na metodologia Scrum e Kanban.

Sem contar que também é possível gerar relatórios ágeis, avaliando o desempenho da equipe e a porcentagem de conclusão do projeto. É um software bem completo.

6 – Asana

Quem é gestor sabe muito bem como é difícil organizar tarefas, projetos e painéis. Por isso, o Asana é muito utilizado pelos gestores de projetos.

Um dos principais recursos que ele oferece é a possibilidade de adicionar campos de clientes e rastrear aquilo que você julga importante.

Além disso, ele também conta com Team Pages.

Mas, o que é isso?

É como se fosse um espaço no qual ideias e conversas são compartilhadas para que todos possam visualizar.

Podemos dizer que é como se fosse uma caixa inteligente, onde cada membro recebe apenas atualizações referentes ao seu projeto.

A grosso modo, o Asana não vai classificar as mensagens por data de registro, mas sim pela relevância das informações que ela possui.

Sem contar que ele pode ser integrado com uma série de outros sistemas como o DropBox, MailChimp, Google Drive, Github e muito mais.

Um outro ponto positivo é que ele possui uma versão free(grátis), que atende muito bem as pequenas empresas. E para os grandes projetos, há também a versão paga.

7 – Wrike

Esse é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem. Quem é gestor de projetos sabe muito bem como ele agiliza o dia a dia.

Afinal de contas, dá para acompanhar as operações, criar um cronograma e garantir que o projeto cumpra o orçamento e seja entregue no prazo estabelecido.

Sem contar que ele pode ser integrado com outras ferramentas como o Google Apps, DropBox e até mesmo o Microsoft Excel.

Sabe um ponto que é bem interessante? O Wrike possibilita transformar e-mails em tarefas. Então, dá para editar, criar e até atribuir tarefas direto pela conta do e-mail.

Por isso a comunicação entre os membros de um projeto fica bem fácil, basicamente utilizando a tecla @(arroba). Assim como os demais softwares, ele também possui uma versão gratuita e outra versão paga.

8 – Podio

Esse é um software que foi desenvolvido pela Citrix. Ele ajuda a centralizar e organizar as tarefas e os prazos de entrega em um só lugar.

O interessante é que usando esse software, tanto o gestor quanto a equipe ganham mais visibilidade, pois podem acompanhar todo o planejamento, ver o que já foi concluído e o que ainda está em progresso.

Podemos dizer, que a gestão de processos se torna muito mais simples e transparente, sendo que o software ainda conta com diversos outros filtros que permitem a verificação das entregas feitas por cada colaborador.

Além do mais, ele ainda conta com uma integração com os serviços mais populares de compartilhamento de arquivos, além de um bom suporte ao cliente.

Fora que conforme os projetos vão se encerrando dá para ir armazenando-os, e isso cria uma boa base de histórico dos projetos que foram desenvolvidos.

Para as pequenas empresas que têm até cinco funcionários dá para usar a versão gratuita, já para projetos maiores é preciso contratar alguma das versões pagas.

9 – Bitrix24

Para quem busca um software de gerenciamento de projetos online, essa é uma excelente opção. Até porque são vários os suportes que ele oferece.

Só para ilustrar, no software tem chat em grupo, gerenciamento de documentos, videoconferência, automação de tarefas e muito mais.

Fora as funcionalidades mais focadas em projetos, também tem aquelas de comunicação, CRM, criação de site, automação de marketing, dentre outros.

O gestor de projetos tem vários recursos que podem ser usados à sua disposição. Até porque ele conta com o gráfico Gantt, Kanban, gestão de tempo etc.

Então, fica bem mais fácil de fazer um planejamento, e ainda dá para atribuir carga horária de trabalho para cada profissional que está participando do projeto.

Para empresas que possuem até 12 colaboradores, há uma versão gratuita que pode ser usada. Já para empresas maiores é preciso comprar a versão paga.

10 – Microsoft Project

Para finalizar a nossa lista não poderíamos falar de outro software senão o Microsoft Project. Até porque essa é uma das ferramentas de gestão de projetos mais antigas do mercado.

Só para ter uma ideia, a sua primeira versão foi lançada no ano de 1985, e muitos gestores de projetos aprenderam somente a trabalhar nesse software.

Podemos dizer que esse programa é o papa dos gerenciadores de projetos, sendo que sua interface é bem similar ao Excel. Então, para quem usa bastante os produtos da Microsoft, fica mais fácil de manuseá-lo.

Ele também usa o gráfico Gantt para organizar o cronograma, e permite que cada colaborador atribua as tarefas.

Claro que hoje, existem no mercado alguns recursos um pouco mais dinâmicos como o Trello por exemplo. Mas, isso não descaracteriza a importância do Microsoft Project.

Agora que você já conhece os 10 principais softwares de gestão de projetos, pode escolher aquele que você mais se identifica.

Lembrando que para cada tipo de projeto, um software pode ser mais indicado que o outro. Por isso, o importante é ir testando até achar aquele que melhor se encaixe no seu negócio.